Zelfs de aanvraag van een klus is een klus.

De studie werd uitgevoerd bij vijftien Limburgse steden en gemeenten. Wat blijkt? In elke gemeente zijn de procedures, termijnen en kostprijzen voor het innemen van het openbaar domein anders. Ondernemers die vaak verder dan hun eigen gemeente werken, zijn nauwelijks op de hoogte van de vereisten van andere steden en gemeenten.

15 gemeenten UNIZO Limburg vroeg de reglementen en procedures op in Beringen, Bilzen, Genk, Hasselt, Heusden-Zolder, Houthalen-Helchteren, Lanaken, Lommel, Maaseik, Maasmechelen, Oudsbergen, Pelt, Sint-Truiden, Tongeren en Zonhoven. Deze 15 gemeenten werden gekozen op basis van hun inwoners- en ondernemersaantallen. Weten waar je moet zijn om een vergunning aan te vragen, blijkt al een eerste hindernis. In Pelt of Heusden-Zolder verloopt dit via de politie, in Bilzen delen de stad en de politie de verantwoordelijkheid, in quasi alle andere gemeenten is dat een gemeentelijke dienst. “De diensten hebben echter ook overal andere namen”, stelt Davy Maesen, gedelegeerd bestuurder Bouwunie Limburg vast. “Een eerste aanbeveling in het onderzoek is dan ook dat aanvragen via één dienst met dezelfde naam in elke stad of gemeente kunnen verlopen.”

Ook de aanvraagprocedure kan nog eenvoudiger: in 8 gemeenten kan dit volledig via een online formulier, in 7 andere gebeuren de aanvragen door een ingevuld document via mail of aan het loket in te dienen.

Diverse aanvraagtermijnen De aanvraagtermijnen blijken een volgend verschilpunt te zijn: zo maken zeven van de onderzochte steden en gemeenten een onderscheid in aanvraagtermijn tussen “kleine werken of werken zonder hinder” en “grote werken of werken met hinder”. Elk lokaal bestuur heeft echter een eigen invulling wat betreft het verschil tussen “kleine” en “grote” werken. De ene gemeente rekent bovendien in werkdagen, terwijl de andere gemeente uitgaat van kalenderdagen. Voor kleine werken zien we termijnen van 2 kalenderdagen in Sint-Truiden tot 15 kalenderdagen in Oudsbergen. Voor grote werken kunnen de aanvraagtermijnen variëren van 7 werkdagen in Lanaken tot 30 kalenderdagen in Bilzen en Tongeren.

Bart Lodewyckx, gedelegeerd bestuurder UNIZO Limburg: “Ook hier ligt dus een belangrijke uitdaging om onduidelijkheden en verschillen tussen gemeenten weg te werken: hanteer dezelfde definitie voor kleine en grote werken, pas eenzelfde aanvraagtermijn toe en maak een eensgezinde keuze voor werkdagen dan wel voor kalenderdagen. Op die manier worden ondernemers niet geconfronteerd met problemen of kosten door laattijdige aangiftes.”

Parkeerkaart voor aannemers We kunnen stellen dat de huidige regelgeving weinig begrip toont voor de realiteit en de noden van een ondernemer. Heel wat factoren eigen aan een sector of activiteit hebben namelijk een invloed op de aanvraag- en uitvoeringstermijn van werken. Denk maar aan weersomstandigheden, droogtijden, verkeersomstandigheden (o.a. gebrek aan parkeerplaatsen), … Vaak worden ondernemers ook geconfronteerd dringende interventies (vb. gaslek, waterlek, elektriciteitspanne, stormschade, …). Door het spoedeisende karakter kan een vergunning niet tijdig aangevraagd worden. Quasi alle onderzochte gemeenten geven aan dat er voor dringende interventies ook een vergunning nodig is, al bieden 6 onderzochte gemeenten (Heusden-Zolder, Lanaken, Maasmechelen, Oudsbergen, Pelt en Tongeren) ook wel de mogelijkheid om een ‘jaarvergunning’ aan te vragen. Beringen, Genk, Maasmechelen en Sint-Truiden bieden wel een parkeerkaart voor aannemers aan.

Davy Maesen, Bouwunie Limburg: “Hier kunnen gemeenten van elkaar leren: met een jaarvergunning of interventiekaart kunnen ondernemers voor dringende en vaak korte interventies gedurende drie uur parkeren op bewonersplaatsen en betalende parkeerplaatsen. Vaak zijn ondernemers niet bereid of niet in de mogelijkheid om de dringende interventie uit te voeren omdat ze niet in de buurt kunnen parkeren. Het is voor een installateur, elektricien, loodgieter, … immers noodzakelijk om zijn gereedschap en materiaal dicht bij de plaats van de interventie te hebben.”

Verwachtingspatroon consumenten Daarnaast speelt het hoge verwachtingspatroon van consumenten (denk aan ‘vandaag besteld is morgen geleverd’) een belangrijke rol. Door corona waren veel lokale handelaars genoodzaakt om op de kar van het online winkelen te springen. Consumenten vinden het echter vanzelfsprekend dat bestelde goederen uiterst snel geleverd en indien van toepassing geïnstalleerd worden. Speelruimte om 10 werkdagen op voorhand een vergunning aan te vragen voor de inname van een parkeerplaats om bijvoorbeeld elektrische toestellen te leveren en aan te sluiten is er dus niet. Dergelijke situaties zijn anno 2020 nochtans een realiteit voor ondernemers. Alleen zijn de geldende procedures daar niet op afgestemd.

Kostprijs en betaling Ook qua betaling zijn de regels bij de gemeenten erg uiteenlopend. In Hasselt, Sint-Truiden, Lanaken en Maaseik moet er al betaald worden vóór de inname, terwijl er bij 8 gemeenten gefactureerd wordt na het beëindigen van de inname. In Oudsbergen en Zonhoven is elke soort inname gratis (van een parkeerplaats of ander openbaar domein), in Maasmechelen enkel de inname om te parkeren.

UNIZO Limburg raadt alle steden en gemeenten aan te werken met een systeem van achterafbetaling. Op die manier wordt er maximaal rekening gehouden met gewijzigde situaties, zoals een kleinere of grotere inname, een verlenging, werkverlet, droogtijden, …

De kostprijs op de inname is eveneens heel divers. De ene stad of gemeente maakt gebruik van een eenzelfde tarief, terwijl een andere stad of gemeente verschillende tarieven hanteert, afhankelijk van de plaats of duur van de inname. Voor een inname van twee parkeerplaatsen gedurende twee dagen in de binnenstad zal de ondernemer gemiddeld 24 euro betalen. In Maasmechelen, Oudsbergen, Pelt en Zonhoven is deze inname gratis, terwijl een ondernemer in Hasselt (50 euro), Maaseik (60 euro) en Lommel (80 euro) het meeste betaalt.

Voor de inname van een voetpad in de binnenstad door een stelling gedurende 50 werkdagen betaalt een ondernemer gemiddeld 258,57 euro. In Oudsbergen en Zonhoven is deze inname volledig gratis, een aantal andere gemeenten hanteren een tijdelijke gratis inname die varieert van 12 uur in Tongeren tot 14 dagen in Pelt. Buiten de gratis inname betaalt de ondernemer voor de inname van het voetpad het minst in Bilzen, Lanaken en Pelt. Deze inname is het duurst in Sint-Truiden (280 euro), Maasmechelen (297 euro) en vooral Hasselt (1.750 euro).

Conclusie: stroomlijning is noodzakelijk

De conclusie van UNIZO Limburg en Bouwunie Limburg is duidelijk: de kakofonie aan regelgeving is immens en het wordt de ondernemers daardoor onnodig moeilijk gemaakt.

Davy Maesen: “De ingebruikname van het openbaar domein vraagt een snelle en toegankelijke procedure. Nu moeten ondernemers bij wijze van spreken personeel aanwerven om zich door die administratieve rompslomp te werken. We hebben dit onderzoek al aan de 15 betrokken Limburgse besturen bezorgd, met naast de algemene conclusies ook individuele fiches met specifieke aanbevelingen per stad en gemeente. Op die manier proberen Bouwunie Limburg en UNIZO Limburg niet alleen de pijnpunten bloot te leggen en aan te tonen waar ruimte is voor verbetering, maar hopen we eveneens gemeenten te inspireren om van elkaar te leren. Samenwerking tussen gemeenten lijkt hier echt aangewezen. Stel één dienst binnen de gemeente verantwoordelijk, kies één benaming, werk met duidelijke termijnen om vergunningen aan te vragen, vraag een billijke vergoeding en werk met een systeem van achterafbetaling.”

Als ultieme stap kan aan een portaalsite voor Vlaanderen gedacht worden. Aan de hand van dit digitaal platform worden de gegevens over de aanvragen en meldingen elektronisch uitgewisseld tussen de steden en de gemeenten en de aanvrager. Met andere woorden: Vlaamse ondernemers kunnen op deze portaalsite digitaal een vergunningsaanvraag indienen, waarbij de plaats en het soort inname gekozen moeten worden. Die aanvraag wordt daarop automatisch overgemaakt aan de stad of de gemeente waar de inname zal plaatsvinden. De uiteindelijke beslissing wordt eveneens via het uitwisselingsplatform aan de ondernemer medegedeeld.

Bart Lodewyckx: “Gemeentelijke autonomie is een goede zaak, omdat lokale besturen elkaar zo ook kunnen inspireren en scherp houden als het om dienstverlening voor ondernemers en burgers gaat. Maar op sommige vlakken is het toch beter om te gaan voor stroomlijning en efficiëntie over gemeenten heen. Als je als zelfstandige een inventaris moet bijhouden van alle gemeenten en de manier waarop je er het openbaar domein kunt innemen, blijft er nog weinig tijd over om de klus voor de klant echt uit te voeren.”