Zijn uw (commerciële) contracten besmet met het COVID-19 Coronavirus?.

Eén en ander heeft een impact op het naleven van de contracten en algemene voorwaarden die de ondernemingen zijn aangegaan. Kunnen het Coronavirus en de overheidsmaatregelen als overmacht ingeroepen worden en wat zijn hiervan de gevolgen?

In dit artikel geven wij u een beknopt overzicht van de toepasselijke regels, de gevolgen hiervan en formuleren wij enkele praktische tips om de negatieve gevolgen van het Coronavirus op uw (commerciële) contracten te vermijden.

1. Symptomen en diagnose: de niet-nakoming van verbintenissen

De huidige overheidsmaatregelen hebben op iedereen een zeer grote impact, niet in het minst op onze ondernemingen. Hoe langer ondernemingen verplicht hun deuren dienen te sluiten, hoe groter de impact zal zijn op de nakoming van hun verplichtingen tegenover hun contractspartijen.

Wanneer een onderneming niet langer haar contractuele verplichtingen kan nakomen of de nakoming extreem moeilijk wordt is de diagnose duidelijk: het contract is besmet met het Coronavirus.

Maar wat zijn de gevolgen hiervan? Zal het de onderneming in ieder geval torenhoge schadevergoedingen verschuldigd zijn aan haar contractspartij ? Of voorziet de wet in een matiging?

Wij geven hieronder een overzicht van de mogelijke remedies die een onderneming kan toepassen om de nefaste gevolgen van de besmetting van haar contracten te beperken.

2. Mogelijke behandelingen

2.1 Overmacht

De wet voorziet dat een contractspartij geen aansprakelijkheid voor het niet-nakomen van een contract riskeert indien het niet-nakomen van het contract “het gevolg is van een vreemde oorzaak die hem niet kan worden toegerekend”.

Overmacht heeft betrekking op een situatie waarin de nakoming van een contractuele verplichting onmogelijk wordt als gevolg van een gebeurtenis die buiten de invloed van de contractspartij valt. Denk hierbij, bijvoorbeeld, aan natuurrampen of oorlog.

Indien een onderneming zich wil beroepen op overmacht moeten er twee voorwaarden vervuld zijn.

• het voorval moet ontoerekenbaar zijn aan de onderneming

De onderneming mag zelf geen fout begaan hebben wanneer zij zich beroept op overmacht. Dit wil zeggen dat (a) het voorval onvoorzienbaar was bij het aangaan van het contract; (b) het voorval door de onderneming niet voorkomen of vermeden kon worden en (c) de onderneming voordat het voorval zich voordeed niet al in gebreke gesteld werd door de andere contractspartij.

Het is zeer belangrijk goed het onderscheid te maken tussen het Coronavirus als pandemie, enerzijds, en de door de overheid getroffen maatregelen om de verspreiding van het virus tegen te gaan, anderzijds.

Indien een aantal werknemers door het virus getroffen worden en daardoor afwezig blijven zal dit meestal geen overmachtssituatie uitmaken voor de onderneming. De onderneming zou immers extra personeel in kunnen schakelen (bv. uitzendkrachten of flexijobbers) om de nakoming van haar productie- of leveringsverplichting na te komen.

Op de maatregelen die de overheid treft heeft men uiteraard geen invloed zodat deze veelal wel beschouwd zullen worden als een overmachtssituatie.

(ii) het voorval leidt tot een volstrekte onmogelijkheid van nakoming

Ten tweede is het nodig dat het nakomen van de verplichtingen absoluut en volledig onmogelijk is geworden. Heeft u bijvoorbeeld diverse leveranciers die u kan aanspreken, heeft u een andere onderaannemer die de desbetreffende werken kan uitvoeren, … dan is het naleven van uw contractuele verplichting misschien wel moeilijk maar niet absoluut onmogelijk, zodat in deze situatie geen sprake zal zijn van overmacht.

Het gevolg van het inroepen van overmacht is afhankelijk van de concrete situatie:

• indien het nakomen van de verplichtingen definitief onmogelijk is geworden dan is de onderneming bevrijd van haar verplichtingen zonder daardoor een schadevergoeding verschuldigd te zijn. Immers, het risico op verlies rust bij de schuldeiser.
• indien het nakomen van de verplichtingen slechts tijdelijk onmogelijk is geworden dan mogen de verplichtingen tijdelijk opgeschort worden (tevens zonder daarvoor een schadevergoeding verschuldigd te zijn). In dit geval spreekt men over de “schorsing” van de overeenkomst.

Toegepast op de huidige overheidsmaatregelen zal de onmogelijkheid tot uitvoering van het contract in de meeste gevallen slechts tijdelijk zijn. Na het opheffen of versoepelen van de maatregelen kunnen ondernemingen normaal gesproken de uitvoering van hun contracten hernemen. Intussen zullen ondernemingen hun verbintenissen tijdelijk kunnen opschorten voor zover aan beide voorwaarden voldaan is. Daarnaast is het niet ondenkbaar dat in bepaalde specifieke gevallen het definitief onmogelijk is geworden om de verbintenissen na te komen. In dat geval zullen ondernemingen volledig bevrijd zijn van hun verplichtingen.

In de praktijk zal de contractspartij het inroepen van overmacht niet op applaus onthalen, met een betwisting en een gerechtelijke procedure tot gevolg. Zeker in deze bijzondere omstandigheden is dit te vermijden. . Verderop in dit artikel geven we u enkele tips om onenigheid met uw contractspartij te voorkomen.

2.2 Imprevisieleer of “hardship”

Stel dat een onderneming vaststelt dat het nakomen van de verplichtingen niet definitief onmogelijk is, maar slechts veel moeilijker of duurder is en dit door de gevolgen van de overheidsmaatregelen met betrekking tot het Coronavirus. Kan uw onderneming dan eisen om de contractvoorwaarden te wijzigen of heronderhandelen zodat het contract voor haar terug leefbaar en haalbaar wordt?

Het antwoord is even kort als duidelijk: neen.

Het Belgisch recht bevat geen vangnet op basis waarvan een onderneming haar contractspartij tot heronderhandelen kan dwingen.

Een mogelijk alternatief om de extreem moeilijke uitvoering van het contract te vermijden bestaat erin om rechtsmisbruik in te roepen. In dat geval kan de rechter het contract matigen, maar dit vereist opnieuw een procedure bij de rechtbank. U merkt dat er in dit scenario bijzonder veel onzekerheden zijn en dat een gerechtelijke procedure haast onvermijdelijk is. In dat opzicht is het dan opnieuw beter om een besmetting te voorkomen dan te genezen. Hieronder lichten wij u toe hoe u dit aanpakt.

3. Besmettingen voorkomen: preventieve clausules

De beste manier om onzekerheden te vermijden en uw contracten te vaccineren tegen de gevolgen van het coronavirus is om preventief overmachts- en/of imprevisieclausules op te nemen in uw contracten en algemene voorwaarden. Dit wordt wel aanvaard.

Dergelijke clausules bewijzen in de praktijk hun nut in alle soorten (commerciële) contracten gaande van de meest eenvoudige algemene voorwaarden tot het meest uitgebreide overnamecontract.

Zo kan er bijvoorbeeld duidelijk afgesproken worden welke situaties concreet als overmacht gekwalificeerd zullen worden, alsook welke specifieke gevolgen dit heeft voor de verplichtingen van de contractspartijen. Daarnaast kan er een verplichting opgelegd worden om de voorwaarden van het contract te heronderhandelen indien er zich situaties voordoen die de uitvoering ernstig bemoeilijken, zoals de huidige Coronacrisis. Immers, goede afspraken maken goede vrienden.

Uiteraard vergt het formuleren van zulke clausules de nodige zorgvuldigheid en maatwerk, alsook dient er rekening gehouden te worden met de wettelijke beperkingen hieraan verbonden (bijvoorbeeld de specifieke regels die verschillen tussen B2B-contracten en B2C-contracten).

Het team van Adlex Advocaten staat in deze uitzonderlijke omstandigheden meer dan ooit voor u klaar om uw contracten en algemene voorwaarden na te kijken en eventueel snel de nodige aanpassingen door te voeren.

4. Nog enkele praktische tips

• Zelfs al heeft u overmachts- en imprevisieclausules opgenomen, lees deze dan nauwkeurig na op welke wijze en binnen welke termijn u uw contractspartij moet verwittigen van de moeilijkheden die u ondervindt.
• Onderzoek preventief alvast de mogelijkheid om uw personeels- en leveranciersbestand uit te breiden. Zo kan de niet-nakoming van het contract voorkomen of beperkt worden doordat de continuïteit in de toeleveringsketen gewaarborgd kan worden.
• In dit geval is zwijgen zilver en spreken goud. Benader uw contractspartij tijdig, organiseer conference calls, etc. teneinde de eventuele nakende problemen te bespreken en na te gaan in welke mate er een bereidheid is om te heronderhandelen over het contract.
• Denk toekomstgericht. Probeer bij het sluiten van nieuwe overeenkomsten of bij heronderhandelingen rekening te houden met situaties zoals het coronavirus om zo discussies in de toekomst te vermijden. Het zorgvuldig formuleren van contractuele clausules kan u veel tijd en geld besparen.